FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL: UNA DE LAS MEJORES FUNCIONALIDADES
Una de las mejores que nos encontramos en este software, es el formato condicional de excel, uno de los mejores inventos y lo vemos con la constante mejora de estas funciones, empezando por la versión de Excel 2007, que se ha prolongado hasta las versiones más actuales.
Nos pueden servir desde crear gráficos a crear un diagramas de Gantt más complejos. Hoy vamos a ver en concreto es el formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra.
TIPOS DE FORMATO CONDICIONAL
Hay que indicar que el formato condicional aplicado en las funciones de Excel tiene muchas variantes y hoy vamos a ver cómo vamos a realizar el formato condicional de una o varias celdas dependiendo de un valor predefinido, así que veamos un poco los formatos condicionales que tenemos disponibles y la forma de usarlos.
Para acceder a las opciones del formato condicional, seleccionaremos la pestaña INICIO y en la cinta de opciones, grupo ESTILOS, selecciona el botón de «Formato condicional»:
FORMATO CONDICIONAL: RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Al acceder a las opciones del formato condicional, hay un montón de reglas de formato condicional que nos permiten resaltar los valores que nos interesen en los datos de la hoja simplemente con seleccionar el rango de celdas que queremos analizar y destacar:
- Es mayor que…: Nos va a resaltar las celdas que son mayores a un determinado valor que le damos.
- Es menor que…: Como el anterior pero con las celdas que son menores que un determinado valor.
- Entre…: Nos resalta las celdas que se encuentran entre dos valores.
- Es igual a…: Resalta las celdas que son iguales a un valor o texto.
- Texto que contiene….: Celdas que contienen un determinado valor o conjunto de caracteres.
- Una fecha…: Nos es útil cuando trabajamos con fechas y queremos resaltar las celdas cuya fecha coincide con una concreta.
- Duplicar valores…: Nos va a permitir ver valores duplicados en las celdas seleccionadas.
Hay otras opciones disponibles en cada uno de estos modos de formato condicional como seleccionar el formato y color de fuente, fondo de celda, tipo de letra, bordes… para resaltar las celdas que queremos
FORMATO CONDICIONAL: REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
Otra de las opciones disponibles y muy útil en algunos casos son los tipos de formato condicionales que nos van a permitir marcar automáticamente las celdas que cumplen con determinadas circunstancias:
- 10 superiores…: Resalta los 10 valores mayores de un conjunto de celdas, número que se puede variar para poder resaltar los 5 mayores o cualquier otro valor que necesitemos.
- 10% de valores superiores…: Remarcamos los valores que pertenecen al 10% de los mayores valores del rango.
- 10 inferiores…: Permite marcar los valores inferiores y también podemos modificar el número de valores que necesitamos que se marquen.
- 10% de valores inferiores…: Marcamos el 10% de los menores valores de un rango.
- Por encima del promedio…: Nos ayuda a identificar los valores que están por encima de la media del conjunto de los valores.
- Por debajo del promedio…: Al contrario que la anterior, determina los valores que están por debajo de la media de un conjunto de valores.
FORMATO CONDICIONAL: BARRAS DE DATOS
Con este tipo de formato condicional vamos a poder crear un gráfico en el que, por cada valor, se muestra una barra horizontal dentro de cada celda cuya longitud sea proporcional al valor de la celda, relativa al mayor valor del rango de celdas seleccionadas.
FORMATO CONDICIONAL: ESCALAS DE COLOR
El formato condicional de escalas de color nos permite marcar con diferentes colores las celdas que se seleccionan dependiendo de si son mayores o menores que un valor determinado. Permite personalización de los valores y colores para el marcado.
FORMATO CONDICIONAL: CONJUNTOS DE ICONOS
El formato condicional del tipo conjunto de iconos te permite marcar aquellas celdas que has seleccionado con los iconos que más te gusten dependiendo de los valores relativos del conjunto de datos que tengamos.
Estos valores intermedios se pueden modificar haciendo clic al final de las opciones del Conjunto de iconos donde pone «Más reglas…». La pantalla que aparecerá será:
Donde podremos editar la regla de formato condicional para poder adecuarla a lo que la necesitemos. Si quieres saber más sobre el formato condicional con el conjunto de iconos te recomiendo que le eches un vistazo a este artículo: Formato condicional con iconos.
FORMATO CONDICIONAL DE UNA CELDA DEPENDIENDO DEL VALOR DE OTRA
Esto se entenderá mucho mejor con un sencillo ejemplo. En la siguiente tabla queremos que los nombres de las personas que han llegado tarde al trabajo más de tres días en el último mes se pongan en rojo. La tabla es la siguiente:lar.
En esta tabla vemos a los jugadores del Madrid y las veces que cada uno ha llegado tarde (ojo, la información es inventada por mí para este ejemplo).
Para poner el nombre en rojo en función de las veces que cada uno ha llegado tarde seguiremos los siguientes pasos (en la columna A están los nombres y en la B están los números):
1. Seleccionar el rango de nombres en los que queremos usar el formato condicional
2. Ir a: Formato Condicional>>Nueva regla
3. Seleccionar de la lista la opción «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.»
4. Una vez seleccionada en la barra de fórmulas escribiremos:
Es muy importante, si seleccionamos la celda primera de la columna en la que queremos basar nuestro formato condicional, quitar los símbolos de dólar para que no se quede fija la referencia y cada una de las celdas apunte a su «par».
5. Una vez que hayas escrito la fórmula elige las opciones de formato que más te gusten. En nuestro caso nosotros hemos puesto negrita y color de fuente rojo. El menú de formato condicional estaría así:
6. Hacemos clic en OK para aceptar el formato y la fórmula introducidos. Por arte de magia el nombre de cada jugador que ha llegado tarde más de tres días aparecerá en rojo.
Esto mismo nos puede servir para dar formato condicional a una celda dependiendo del valor de otra, a una fila entera o una columna entera o un rango de celdas. También se puede hacer de la combinación de varios valores de varias celdas… un sin fin de posibilidades.
BONUS: SIGUE APRENDIENDO SOBRE FORMATO CONDICIONAL
Sobre el formato condicional puedes encontrar mucho escrito y en ExcelyVBA.com también hemos creado algunos post que pueden resultarte muy útiles. Aunque creas que ya sabes mucho de formato condicional siempre hay formas nuevas y originales que puedes aprender para presentar la información de tus tablas. Desbloquea el siguiente contenido para ver los enlaces.
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- Formato condicional, los básicos
- Formato condicional con dos condiciones
- Crear gráficos con formato condicional. ¡Alucinante!
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