Una de las plataformas que han sufrido un gran boom con el teletrabajo, ha sido la plataforma de Office 365, sobre todo en uno de los “mantras” que tienen muchas de las empresas, mejorar su productividad, así que vamos a ver algunos motivos para usar microsoft 365.
Es cierto que existen otras plataformas como Google Workspace, que ofrecen soluciones similares a esta de Microsoft de manera gratuita (al menos de momento), así que tendríamos que valorar opciones como con quien y para que nos vamos a relacionar para decantarnos por una u otra, pero en este post, analicemos Microsoft 365.
En ese sentido, vamos a ver como Microsoft intenta crear aplicaciones sencillas con buena experiencia de usuarios y para aquellas personas que son administradores de Office 365, intentan que se realicen las tareas “en la nube” de forma más sencilla.
Si aún no conoces o quieres saber más sobre Microsoft Office 365, en este post te explico varios de los motivos por los que pueden ayudarte con tu negocio, no es un post patrocinado ni nada de eso, simplemente un cliente me pidio su opinion y aquí esta brevemente explicada.
Índice
Dispone de herramientas ya conocidas
Uno de los puntos fuertes de microsoft 365, es que sigue usando herramientas ya muy conocidas en el mundo empresarial y de negocios así que la curva de aprendizaje para este software es mínima si ya sabes usarlos, herramientas como Outlook, Word, Excel, OneNote, Publisher o PowerPoint están incluidas en esta suite.
Lo verdaderamente importante es que con Microsoft 365, podrás ver en tiempo real e interactuar con el contenido que se encuentren editando otras personas y sincronizarte con ello.
Experiencia de usuario
Gracias a que ya dispone de varias herramientas muy conocidas y usadas por gran parte del mundo, la curva de aprendizaje de esta suite es relativamente baja y más si le añadimos que parte del entorno ya se conoce.
Además te ofrecen una versión gratuita de prueba para que puedas valorarla en conjunto y ver como mejorar la productividad de tu negocio.
Herramienta colaborativa sencilla
Esta herramienta al trabajar en la nube, nos va a permitir generar nuestro portal totalmente seguro parapoder compartir nuestros documentos, presentaciones, videos, etc tanto con nuestros compañero de empresa como si queremos enviarlo a alguien fuera de la empresa y además interaccionar con estas personas.
También dispone de una herramienta colaborativa que ha experimentando un gran boom como es Teams, que te permite comunicarte tanto con compañeros de trabajo como con gente de fuera, asi como tener reuniones online, dar cursos o seminarios con funciones muy avanzadas para todo esto.
Fácil de configurar
Esta suite se ha pensado para ser útil tanto desde pequeñas a grandes empresas y para que no sea necesario grandes conocimientos para ponerla en marcha.
Microsoft 365 te permite el acceso a herramientas colaborativas mediante una interfaz muy sencilla y en la que podrás añadir a las personas que tu quieras, contando además con las instrucciones en modo muy sencillo para cualquiera de estas labores.
Portal web profesional
Microsoft 365 te permite diseñar tu propio portal web de forma profesional que puedes hacer publico en muy poco tiempo y ofrecer colaboración, correo y mensajería entra otras funciones de manera como ya he dicho anteriormente, bastante intuitiva.
En la nube y cualquier dispositivo
Con esta herramienta podras acceder a los documentos y correo electronico que tengas en la nube desde dispositivos Android, Iphone, tablets y por suspuesto ordenadores windows.
Con tan solo disponer de una conexión de internet, puedes responder las peticiones que recibas de tu herramienta colaborativa empresarial, teams, puedes realizar actividades desde el lugar y la hora que quieras.
Seguro y adaptado a tus necesidades y tamaño de empresa
Tus documentos y correo electronico a salvo con los sistemas que utiliza Microsoft y otras empresas, escanearan tus archivos y mail en la busca de spam u otros softwares maliciosos.
Además dispone de múltiples opciones de planes que se adaptan a las necesidades y usuarios que necesites para tu empresa.
Nuevas características y actualizaciones
Microsoft va añadiendo nuevas caracteristicas y actualizaciones a su 365, si dispones de cualquier plan de esta plataforma tendras acceso a esto sin incrementar costes.
Principales caracteristicas de Microsoft 365
Ya he mencionado lo sencillo y rápido que es usar esta suite, sobre todo si ya has usado antes herramientas de Microsoft, pero veamos alguna de las caracteristicas que me parecen más interesantes en ella:
Coautoría
Al poder manejar documentos online y en tiempo real, puedes interactuar con otros usuarios que estén trabajando en el documento al mismo tiempo y luego guardarlo en sus aplicaciones como OneDrive o SharePoint.
Mensajes con otros usuarios
Gracias a la aplicación teams, te da la posibilidad de chatear, compartir pantallas y transmitir audio o video con el resto de personas autorizadas, incluso manteniendo esas conversaciones con la aplicación cerrada mediante el móvil o el escritorio del ordenador.
Comparte mediante enlaces
Ya no vas a necesitar enviar pesados documentos a través del correo electrónico u otras plataformas, 365 te ofrece la posibilidad de compartir el enlace al documento directamente mediante un correo electrónico y outlook, donde puedes poner ese enlace y dar permisos a los usuarios que necesites para que puedan acceder.
OneNote + Outlook
Otra buena combinación de aplicaciones de la suite, toma notas mediante OneNote o agrega tareas al calendario y compártelas mediante Outlook a las personas que necesites, reuniones, ubicacion, notas, lo que necesites.
Puntero laser
Otra de las caracteristicas que me ha gustado es la herramienta de puntero laser para tus presentaciones en power point, puedes convertir el ratón o incluso en dispositivos móviles en esta herramienta tan útil a la hora de dar a conocer tus powerpoint.
Editar y convertir PDF
Todos conocemos la versatilidad que nos proporciona el formato PDF a la hora de los documentos o incluso gráficos, pues Microsoft 365 te permite generar pdf de tus archivos, documentos, hojas de cálculo, para enviarlos y si necesitas volver a editarlos, tienes esa posibilidad.
Reanudar la lectura de documentos Word
Hay veces que recibimos documentos de Word bastante extensos y no podemos leerlos completos en el momento, pues con 365 puedes reanudar la lectura del mismo cuando quieras y lo mejor, vale para diferentes dispositivos.
Cambios de la versión de un documento
Office 365 te permite ver la última versión guardada de un archivo y los cambios realizados, si por cualquier motivo no fuesen correctos, te permite volver a una versión anterior del mismo (una especia de backup)
Trabajar sin conexión
Aunque hoy en día no es tan fácil no conseguir una conexión a internet, también nos da la posibilidad de trabajar con la aplicación sin conexión, almacenarlo y enviar los documentos con los que estés trabajando si así lo deseas a la nube cuando vuelvas a disponer de conexión.
Trabajar desde cualquier lugar y dispositivo
Gracias a que es una aplicación en la nube, ya no necesitas tener tu equipo destinado a usarla, puedes acceder online mediante tu usuario y disponer de todos tus documentos estés donde estes y desde cualquier dispositivo si cuentas con una suscripción a Office 365.
